1. Wie wij zijn en onze rol

Zeker Zaken is een handelsnaam van Sebastiaan Majoor Design, een eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 89554663. Adres: Venneweide 1, 4824 EL Breda. Btw-identificatienummer: NL004740704B60. Contact: info@zekerzaken.com.

Voor onze eigen account-, contract-, betaal- en beveiligingsadministratie bepalen wij de doeleinden van de verwerking. Voor de administratie die een klant in de dienst verwerkt, handelen wij in opdracht van die klant. Daarvoor beschrijft de verwerkersovereenkomst de afspraken.

2. Welke gegevens wij gebruiken

Voor accounts en ondersteuning gebruiken wij naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens, lidmaatschap en rollen. Voor het abonnement gebruiken wij facturatiegegevens, betaalstatus, betaalreferenties en facturen. Contact-, support-, registratie- en demoaanvragen gebruiken wij om het verzoek af te handelen.

Voor beveiliging en verantwoording gebruiken wij onder meer IP-adres, browsergegevens, sessies, verificatiegegevens, tweefactorinstellingen en auditgebeurtenissen. Voor service- en factuurmail verwerken wij inhoud, ontvangers en bezorgstatus.

De klantadministratie kan contact- en bedrijfsgegevens, bank- en betaalgegevens, facturen, kosten, boekingen, uren, ritten, taken, notities en documenten bevatten. De klant bepaalt welke gegevens nodig zijn en informeert de betrokkenen. Wij gebruiken deze inhoud om de gevraagde functies uit te voeren.

Bijzondere persoonsgegevens en BSN’s mogen niet worden geüpload, behalve waar een factuur of bon die wettelijk bevat. Er vindt geen technische scan op deze inhoud plaats; de klant is zelf verantwoordelijk voor naleving van deze grens.

3. Grondslagen

Voor account en dienstverlening aan de contractant verwerken wij gegevens om de overeenkomst aan te gaan en uit te voeren. Onze eigen fiscale administratie verwerken wij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor noodzakelijke beveiliging en toegang van medewerkers verwerken wij gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en toegankelijke dienst, met afweging van de privacy van betrokkenen.

Voor de klantadministratie bepaalt de klant als verwerkingsverantwoordelijke de grondslag. Die inhoud gebruiken wij niet voor zelfstandig marketinggebruik.

4. Hosting en andere diensten

De hosting bestaat uit een server in de EU bij een hostingpartner, gedeeld met andere projecten van onze technisch beheerder. Iedere omgeving heeft eigen databases, eigen secrets en afgeschermde opslag. De hostingpartner beheert elk uur een back-up en dagelijks een off-site back-up.

Forge wordt gebruikt voor technisch server- en deploybeheer, met servertoegang. Forge biedt hiervoor geen eigen opslag van de klantadministratie.

SiteGround verzorgt SMTP-mail. Afhankelijk van het mailprofiel kan een verzonden kopie in de mailbox worden bewaard. Een door de klant ingestelde maildienst kan daarvan afwijken.

Mollie verwerkt betalingen voor het platformabonnement en de daarvoor benodigde betaalgegevens, ook voor eigen wettelijke betaalverplichtingen.

Google wordt alleen gebruikt voor authenticatie als de gebruiker voor Google-login kiest. Daarbij worden de voor aanmelding benodigde account- en profielgegevens uitgewisseld.

Een Google Maps-link op de contactpagina opent bij aanklikken de externe dienst. De EU-locatie van de server betekent niet dat iedere leverancier uitsluitend in de EU verwerkt. Bij Google en Forge kan verwerking of toegang buiten de EER een rol spelen.

5. Bewaren en beveiligen

We bewaren gegevens zolang dat nodig is voor de dienst, het account en de beveiliging, en langer waar de wet dat vereist.

Wij onderscheiden account- en beveiligingsgegevens, onze eigen fiscale administratie en de administratie van de klant. Voor gegevens die niet meer nodig zijn kan verwijdering worden verzocht. Wettelijke bewaarplichten en de bescherming van rechten van anderen kunnen verwijdering beperken. Wij geven geen garantie op automatische verwijdering op een vaste dag.

Onze eigen fiscale basisadministratie bewaren wij volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht. Dat is geen algemene bewaarplicht voor alle klantinhoud of beveiligingslogs. De klant blijft verantwoordelijk voor het bewaren van de eigen administratie.

De applicatie gebruikt bedrijfsgebonden toegangscontrole, private bestandsroutes, geverifieerde accounts, gehashte wachtwoorden en tweefactorauthenticatie voor platformbeheer. Gewone gebruikers kunnen tweefactorauthenticatie instellen. Supporttoegang is beperkt, vereist toestemming en wordt gelogd.

Het contactpunt voor datalekken is olivier@zekerzaken.com. De eerste melding aan de getroffen klant volgt binnen 24 uur na ontdekking. Zodra meer bekend is, wordt de melding aangevuld.

6. Uw rechten en export

Via info@zekerzaken.com kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens en waar van toepassing bezwaar maken of toestemming intrekken. Wij kunnen informatie vragen om uw identiteit te controleren. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij reageren op een privacyverzoek in beginsel binnen een maand na ontvangst.

Gaat een verzoek over de administratie van een klant, dan beslist die klant daar als verantwoordelijke over; wij ondersteunen de afhandeling als verwerker.

De bedrijfs-export bevat een ZIP met CSV-tabellen, instellingen en een manifest. Bonnen, bijlagen en PDF-bestanden zitten niet in deze ZIP. U kunt deze bestanden opvragen via support@zekerzaken.com; wij leveren ze binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek. Vraag de bestanden binnen het exportvenster op; een tijdig verzoek handelen wij ook af als de levertermijn daarna eindigt.

De bedrijfs-ZIP is geen volledige AVG-inzage of volledig fiscaal archief. De levering van opgevraagde bestanden vervangt niet de wettelijke termijnen voor privacyverzoeken.

7. Cookies en vragen

Het cookiebeleid beschrijft de cookies en lokale browseropslag die de applicatie gebruikt. Voor privacyvragen kunt u terecht bij info@zekerzaken.com.