1. Partijen en rollen

Zeker Zaken is een handelsnaam van Sebastiaan Majoor Design, een eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 89554663. Adres: Venneweide 1, 4824 EL Breda. Btw-identificatienummer: NL004740704B60. Contact: info@zekerzaken.com.

Zeker Zaken is verwerker voor de persoonsgegevens in de administratie die de zakelijke klant als verwerkingsverantwoordelijke in de dienst laat verwerken. De klant bepaalt de doeleinden, noodzakelijke gegevens en toegestane gebruikers. Voor de eigen account-, contract-, betaal- en beveiligingsadministratie heeft Zeker Zaken een eigen verantwoordelijkheid, zoals beschreven in het privacybeleid.

2. Aanvaarding en rangorde

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden. Nieuwe klanten aanvaarden haar via het akkoord op die voorwaarden. Bestaande klanten bevestigen de aanvaarding eenmalig per e-mail namens de zakelijke contractant. De leverancierslijst is de lijst onder Ingeschakelde diensten in deze overeenkomst en maakt deel uit van de aanvaarding.

Bij strijd over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden.

3. Opdracht en duur

De verwerking omvat ontvangen, opslaan, weergeven, bewerken, boekhoudkundig verwerken, beveiligen, exporteren en communiceren op instructie van de klant voor diens zakelijke administratie. Zij vindt plaats gedurende de dienstverlening en de noodzakelijke afwikkeling daarvan, met inachtneming van wettelijke verplichtingen.

De klant geeft instructies via bevoegde handelingen in de applicatie en kan vragen over de verwerking stellen via info@zekerzaken.com. Zeker Zaken gebruikt de administratieve klantinhoud niet voor zelfstandig marketinggebruik.

4. Gegevens en betrokkenen

Betrokkenen zijn gebruikers, medewerkers en opdrachtnemers van de klant, klanten en leveranciers van de klant en hun contactpersonen. De gegevens kunnen bestaan uit contact- en bedrijfsgegevens, bank- en betaalgegevens, facturen, kosten, boekingen, uren, ritten, taken, notities en documenten of afbeeldingen.

Bijzondere persoonsgegevens en BSN’s mogen niet worden geüpload, behalve waar een factuur of bon die wettelijk bevat. Er vindt geen technische scan op deze inhoud plaats; de klant is zelf verantwoordelijk voor naleving van deze grens.

5. Toegang en beveiliging

De applicatie beperkt toegang tot de betreffende bedrijfsomgeving en gebruikt private bestandsroutes, geverifieerde accounts en gehashte wachtwoorden. Tweefactorauthenticatie is verplicht voor platformbeheer en beschikbaar voor gewone gebruikers. Tijdelijke supporttoegang vereist toestemming en wordt gelogd.

De hosting bestaat uit een server in de EU bij een hostingpartner, gedeeld met andere projecten van onze technisch beheerder. Iedere omgeving heeft eigen databases, eigen secrets en afgeschermde opslag. De hostingpartner beheert elk uur een back-up en dagelijks een off-site back-up.

Back-ups vervangen de eigen administratie-export van de klant niet. Er wordt geen vaste hersteltijd, certificering of volledige versleuteling van alle opslag toegezegd.

6. Ingeschakelde diensten

De hostingpartner verzorgt hosting, private opslag, databases en back-ups op de gedeelde EU-server.

Forge wordt gebruikt voor technisch server- en deploybeheer, met servertoegang. Forge biedt hiervoor geen eigen opslag van de klantadministratie.

SiteGround verzorgt SMTP-mail. Afhankelijk van het mailprofiel kan een verzonden kopie in de mailbox worden bewaard. Een door de klant ingestelde maildienst kan daarvan afwijken.

Mollie verwerkt betalingen voor het platformabonnement en de daarvoor benodigde betaalgegevens, ook voor eigen wettelijke betaalverplichtingen.

Google wordt alleen gebruikt voor authenticatie als de gebruiker voor Google-login kiest. Daarbij worden de voor aanmelding benodigde account- en profielgegevens uitgewisseld.

Deze leveranciers hebben verschillende rollen. Mollie verwerkt ook gegevens voor eigen betaalverplichtingen; Google-login is een afzonderlijke keuze van de gebruiker. De EU-serverlocatie is geen toezegging dat iedere leverancier uitsluitend binnen de EER verwerkt.

7. Datalekken en bijstand

Het contactpunt voor datalekken is olivier@zekerzaken.com. De eerste melding aan de getroffen klant volgt binnen 24 uur na ontdekking. Zodra meer bekend is, wordt de melding aangevuld.

De melding bevat de beschikbare informatie over aard, betrokken gegevens, mogelijke gevolgen en maatregelen. Het eerste bericht wordt niet uitgesteld tot het volledige onderzoek is afgerond. Zeker Zaken ondersteunt de klant bij de afhandeling van het incident en verzoeken van betrokkenen. De klant blijft als verantwoordelijke verantwoordelijk voor de eigen wettelijke meldplichten.

Verzoeken van betrokkenen over de klantadministratie worden aan de klant voorgelegd. Verzoeken om informatie over de verwerking of een onderzoek kunnen via info@zekerzaken.com worden ingediend, met bescherming van de beveiliging en gegevens van andere klanten.

8. Einde, export en verwijdering

Na het einde van de proef of het abonnement geldt een venster van 30 dagen alleen-lezen met exportmogelijkheid.

De bedrijfs-export bevat een ZIP met CSV-tabellen, instellingen en een manifest. Bonnen, bijlagen en PDF-bestanden zitten niet in deze ZIP. U kunt deze bestanden opvragen via support@zekerzaken.com; wij leveren ze binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek. Vraag de bestanden binnen het exportvenster op; een tijdig verzoek handelen wij ook af als de levertermijn daarna eindigt.

Voor teruggave of verwijdering van gegevens kunt u contact opnemen met info@zekerzaken.com. De eigen fiscale administratie van Zeker Zaken wordt onderscheiden van de klantadministratie. Wettelijke bewaarplichten kunnen verwijdering beperken. Het einde van de toegang is geen bewijs dat alle gegevens, kopieën en back-ups direct zijn verwijderd.